Comment se préparer à animer une réunion commerciale

Comment se préparer à animer une réunion commerciale

Les réunions commerciales sont des rendez-vous privilégiés pour motiver l’équipe et entretenir l’esprit de coopération. Animer une réunion, c’est d’abord la préparer minutieusement. Vous trouverez ci-dessous des conseils qui peuvent vous être utiles.

L’homme est un animal social et le constat est souvent le même : Les participants ne sont pas indifférents à l’idée de se retrouver. Selon votre contexte, les réunions commerciales sont des événements marquants de la vie de l’équipe (c’est d’autant plus le cas si vos collaborateurs sont à distance).

Ce qui est vrai pour les entretiens de vente et de négociation l’est également pour les réunions commerciales. C’est lorsque c’est terminé que viennent les éventuels regrets de ne pas s’y être mieux préparé.

ANIMER UNE RÉUNION C’EST DONNER DU SENS

Qu’elle soit rituelle ou exceptionnelle et quel qu’en soit le thème, le premier objectif de votre réunion commerciale est de motiver et donner l’élan pour agir. Les enjeux sont multiples :

  • Fédérer l’équipe autour de l’entreprise et des objectifs
  • Impliquer chacun dans sa contribution et sa progression
  • Fêter les succès, valoriser le travail accompli et booster la confiance

Pour créer et entretenir cette dynamique, vous allez devoir être davantage animateur que manager pour encourager la participation :

  • Afin que chacun s’exprime librement
  • Pour susciter et recueillir les avis et les idées
  • Et permettre à tous d’être acteurs de la stratégie de l’entreprise.

Pour avancer sur l’objet de la réunion, vous allez devoir :

  • Présenter l’ordre du jour et les attendus
  • Exposer les thèmes et les contenus de la réunion
  • Faire preuve de pédagogie
  • Organiser des ateliers pour développer les compétences de l’équipe
  • Engager chacun sur son action.

Et enfin pour maîtriser le temps prévu pour votre réunion, vous allez devoir :

  • Minuter vos interventions et gérer le temps
  • Arbitrer les éventuels conflits.

Tout cela fait une construction qui peut s’avérer compliquée, d’où la nécessité d’en soigner la préparation.

COMMENT VOUS PRÉPARER A ANIMER UNE RÉUNION ?

« Trop de thèmes, d’informations, de chiffres, monologue du chef, présentation monotone, timing non respecté, peu d’écoute, pas assez d’échange, pas de compte rendu ni de supports, décisions non suivies… » C’est un florilège des commentaires souvent entendus.

Régulièrement, ceux qui interviennent pour animer une réunion préparent documents, diaporamas… parfois de façon abondante et se lancent dans l’exposé. Centrés sur leur prestation, ils oublient de se préoccuper de la façon dont elle sera perçue.

Pour éviter ces travers, il faut penser en objectifs et non en sujets à aborder. Un formateur conçoit son programme en fonction des acquis que devront posséder les participants à la fin de la formation. Pour le manager en charge d’animer une réunion, le raisonnement est le même :

Qu’est-ce que je veux constater de manière factuelle à l’issue de la réunion ?

  • Les informations données sont enregistrées
  • Tous les messages ont été compris et je mesure comment ils sont acceptés
  • L’équipe se met en marche dans le plan d’action décidé

Tous les éléments sont alors présents pour préparer le rétroplanning de la réunion en faisant les choix nécessaires pour qu’elle soit un acte de management apprécié et efficace :

  • Quel type d’exposé
  • Quel type d’animation pour quelle séquence
  • Quels ateliers, jeux de rôles, simulations ou exercices à pratiquer au cours de la réunion
  • Quels supports à prévoir
  • Combien de temps pour chaque séquence et pour la réunion
  • Une seule réunion ou plusieurs dans un calendrier

ADOPTER LA POSTURE DE L’ANIMATEUR

Le manager dans son rôle d’animateur va se centrer sur son équipe et non sur lui-même. Animer une réunion c’est une occasion de coacher son équipe et resserrer les liens qui font la coopération. Les attentes de l’équipe sont une reconnaissance de son potentiel, des échanges, le partage de pratiques et une ambition collective.

Limiter les exposés au minimum nécessaire, questionner pour faire participer, laisser l’équipe trouver et apporter ses propres réponses, encourager les initiatives contribuent à une dynamique d’ensemble.

ANIMER UNE RÉUNION COMMENCE PAR UN PLAN D’ANIMATION

Le meilleur moyen de vous simplifier l’animation est d’élaborer en amont le plan de votre intervention. Au-delà des exposés (statistiques, présentation produit, nouvelle organisation…) vous devez vous efforcer de faire en sorte que chacun soit acteur dans la réunion. Il y a des techniques d’animation actives à la portée de tous (vous en avez quelques exemples plus bas).

Construire son plan d’animation

  • Définir l’objectif global de la réunion
  • Découper cet objectif en thèmes pour une présentation fluide
  • Pour chaque message que vous passez, créer un slogan pour marquer les esprits et ancrer le message.
  • Choisir un type d’animation adapté à chaque séquence de votre réunion
  • Fixer la durée de chaque séquence

Remarque : Le niveau d’attention moyen est de 20 minutes. Pour les jeunes générations ce niveau s’approche davantage des 10 minutes. Aussi, attention aux exposés trop longs qui auront peu d’impact.

Chacun d’entre nous mémorise mieux en pratiquant plutôt que dans la simple écoute. L’entraînement est de loin le levier le plus puissant pour faire progresser.

Un exemple de plan d’animation

Objectif de la réunion : Comment conquérir de nouveaux clients
Message général : Assurer notre croissance avec de nouveaux clients.
Durée : 1 h.

animer une réunion - faire un plan

QUELQUES EXEMPLES DE PÉDAGOGIES FACILES À METTRE EN ŒUVRE

Cette sélection de pédagogies demande peu de préparation.

Le Quiz

Utile pour mémoriser des connaissances. Le manager prépare des questions et trois réponses pour chacune des questions. Sur les trois réponses, une seule est la bonne.

Exemple : Quelle cible est concernée par notre offre « Premium »
Réponse 1 : Ent. Indiv. – Réponse 2 : Particuliers – Réponse 3 : Bureaux d’études.

Chaque commercial répond, le manager apporte ensuite la bonne réponse. Le but est de rendre ludique la séquence tout en rappelant la politique commerciale : elle sera d’autant plus ancrée dans l’équipe. Cela fonctionne également avec des résultats d’équipe et en règle générale avec tout ce qui doit être connu.

La Bataille rangée

Une animation prévue pour valider et mémoriser des savoir-faire. Son objectif est de faire réviser des connaissances a priori acquises. Deux sous-groupes sont composés et s’affrontent sur des pratiques commerciales. Chaque équipe se choisit un nom et prépare en 3 mn, 2 ou 3 questions qu’elle posera à l’équipe adverse.

Chaque équipe questionne l’autre alternativement. L’équipe questionnée a 2 mn de réflexion pour répondre. Le manager distribue les points selon la qualité des réponses : 1 pt si elle est moyenne, 2 pts si c’est une bonne réponse et 3 pts si elle est excellente.
Quel que soit le score attribué, le manager explicite chaque réponse en les complétant si nécessaire. À la fin du jeu, c’est lui qui fait la synthèse. 
Le but est de muscler et ancrer les connaissances des commerciaux dans un mode amical et compétitif.

Les Experts

Cette animation est parfaite pour diffuser un contenu dense (technique, juridique, etc.). En lieu et place d’un exposé, le manager répartit les contenus d’un document technique à part égale entre différents sous-groupes de l’équipe.

Exemple : Un article de presse sur la stratégie d’un concurrent.

Décidons de 3 parties : Les tendances du marché, les forces du concurrents, ses faiblesses. 3 sous-groupes sont constitués et doivent faire en un temps restreint une synthèse de la partie qui leur a été confiée. À l’issue du temps imparti, le manager constitue 3 nouveaux sous-groupes de manière à ce que chacun puisse restituer sa partie et bénéficier de la synthèse des deux parties qui lui manquent.
Cette méthode permet une appropriation plus sûre qu’un simple exposé tout en répondant aux questions des commerciaux.

Le Puzzle

Un exercice pour valider un apprentissage. Un exemple : Le manager veut faire un rappel sur le bon usage de la CRM. Il découpe tous les éléments du mode opératoire. Il demande ensuite à des sous-groupes de reconstituer le mode opératoire dans sa globalité.

Une fois le temps écoulé, le manager distribue le mode opératoire pour correction. En 10 mn, un rappel de la procédure a été fait. Acteurs, les commerciaux sont mobilisés sur l’application de la méthode.

Le Tribunal

Utile pour lever des freins, des croyances, travailler sur le savoir être. Organisés en 2 équipes, les commerciaux doivent prendre position et préparer leurs arguments pour défendre une idée ou s’y opposer.

Un exemple : Le manager décide d’organiser un tribunal pour faire prendre conscience des avantages et des freins à facturer la livraison au client. En général, les avantages l’emportent sur les freins pour deux raisons :

  • Le jeu permet aux commerciaux opposants d’expurger leurs ressentis
  • La confrontation aux autres bonnes raisons est d’autant plus légitime qu’elles sont données par des collègues.

Le manager affiche : « Pour ou contre facturer la livraison aux clients ? »

Chaque équipe choisit un avocat qui viendra défendre sa position après 10 mn de réflexion entre ses membres. Le manager donne la parole durant 3 mn à l’équipe opposante pour exposer ses arguments. Ensuite, il donne la parole à l’équipe favorable.

Le débat peut s’animer du fait de l’intervention des autres participants des 2 groupes. À ce moment-là, le manager joue son rôle d’arbitre en faisant respecter les règles du jeu : Attendre son tour pour parler et prendre en compte l’avis des autres.

Le manager fait la synthèse. Il reformule les freins en remettant en avant les avantages de facturer la livraison au client.
Prudence : Vérifier que la partie des opposants ne fasse pas douter l’ensemble de l’équipe !

Le Dernier survivant

Une animation conçue pour produire des idées. Son objectif est de faire ressortir un maximum d’idées en un minimum de temps.

Un exemple : Faire s’exprimer un maximum de contreparties possibles lors des négociations avec les clients. L’objectif est d’élargir le champ de la négociation en cas de blocage.

Le manager interroge un premier commercial, puis un second… en notant chaque idée en éliminant les commerciaux qui n’ont plus de propositions à faire. Le gagnant est donc le dernier survivant. Au final, chaque commercial est au fait de toutes les contreparties à sa disposition.

Il existe de nombreuses pédagogies actives. L’idée est de poser une question ou un problème à résoudre et stimuler l’équipe pour qu’elle découvre et propose la solution. Des ouvrages existent sur le sujet pour aiguiser votre créativité. Si vous souhaitez des suggestions, n’hésitez pas à nous contacter.

ANIMER UNE RÉUNION C’EST AUSSI LA CONCLURE

Conclure une réunion c’est rappeler les idées forces et les slogans qui s’en dégagent. C’est rappeler également les engagements réciproques pris au cours de la réunion. Enfin c’est préciser qui en rédige le compte rendu et à quel moment il sera diffusé.

Une réunion c’est un compte rendu écrit. Ce compte rendu rappelle :

  • Le contenu de la réunion. Il reprend l’ensemble des idées et suggestions émises par tous
  • Les engagements individuels et collectifs actés au cours de la réunion avec leurs timings de mise en œuvre.

En termes d’animation et de communication, nous connaissons tous l’importance du non verbal. Pour illustrer l’impact de la gestuelle sur la communication, j’ai choisi cet article de Nicole Torres paru dans Harvard Business Review le 1er novembre 2019 : Quand vous présentez une idée, vos gestes sont plus percutants que vos mots

L’article fait référence aux entrepreneurs mais tous les points évoqués se vérifient également dans la communication managériale.

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Bruno RICHARD administrator