Manager une équipe à distance c’est créer de la proximité

Manager une équipe à distance c’est créer de la proximité

Manager une équipe à distance ce n’est rien d’autre que du management. Si ce n’est pas une difficulté pour un manager efficace, l’éloignement géographique perturbe ceux qui ne maîtrisent pas les fondamentaux de la fonction. Lorsqu’il y a des faiblesses, la distance les accroît et un manager insuffisamment préparé pour l’exercice peut très vite se retrouver en difficulté.

Manager une équipe à distance c’est l’emmener sur le chemin de la responsabilisation et la collaboration. La notion de capital humain comme première richesse de l’entreprise prend alors tout son sens.

LA CONFIANCE EST UN PRÉ-REQUIS POUR MANAGER UNE ÉQUIPE À DISTANCE

La confiance c’est une forme de contrat gagnant-gagnant entre le manager et chacun dans l’équipe. Les termes de ce contrat sont la prise en compte partagée des enjeux et la reconnaissance mutuelle des compétences.
La confiance n’est pas une donnée rationnelle. Si elle est donnée tout d’abord, elle est ensuite expérimentée au quotidien dans un contexte parfois anxiogène.

BIEN CONNAÎTRE LES MEMBRES DE SON ÉQUIPE

Manager une équipe à distance implique d’adapter son management pour le personnaliser. Pour cela, le manager s’appuie sur les traits caractéristiques, les méthodes et les manières de fonctionner de chacun dans son équipe. Il doit leur apporter les réponses qu’ils attendent individuellement. Sans cette connaissance, l’indispensable relation de confiance qui efface la distance ne pourra pas se construire.

AUTRE POINT CLÉ : ACCOMPAGNER VERS L’AUTONOMIE

La proximité relationnelle est une réponse à la distance physique. Si l’accompagnement de ses collaborateurs est une nécessité pour tout bon manager en général, la distance en accentue l’exigence.

Les temps forts de la relation dans une équipe sont les situations ou les moments d’échange en groupe et individuels. C’est dans ces moments là que l’accompagnement mis en place montre sa force. Ces moments d’échange doivent donc être très bien préparés de part et d’autre.

La fréquence des échanges compte davantage que leur durée. Au cours des réunions et des entretiens, l’authenticité et l’honnêteté doivent prendre le pas sur le formalisme.

QUELS SONT LES ENJEUX À MANAGER UNE ÉQUIPE À DISTANCE ?

La distance amplifie les attentes. Manager une équipe à distance peut se révéler complexe. Faisons la liste des enjeux :

  • Définir et partager des objectifs collectifs
  • Proposer des rôles valorisants pour responsabiliser (Déléguer – encourager l’initiative – favoriser l’autonomie)
  • S’engager dans la co-construction et entrer en mode collaboratif
  • Harmoniser les pratiques et les procédures
  • Simplifier le partage, favoriser la coopération
  • Développer la culture d’équipe et le sentiment d’appartenance
  • Adapter les méthodes et les outils de pilotage
  • Faciliter les échanges
  • Faciliter la maîtrise et l’appropriation des outils digitaux

Voilà un puzzle pas si simple ! Parmi tous ces éléments, certains pour vous sont plus importants que les autres, voire fondamentaux dans le contexte de votre entreprise et de votre équipe. C’est dans ceux-là que vous déterminerez vos priorités.

La mission ne manque pas d’épaisseur. Bien connaître ses collaborateurs est un élément clé pour réussir à manager une équipe à distance. En tant que manager, vous vous servirez de cette connaissance que vous avez d’eux pour créer les conditions d’une délégation efficace et une coopération de qualité.

Se centrer sur les personnalités de ses collaborateurs

Comprendre chaque collaborateur en connaissant son parcours professionnel, ses caractéristiques personnelles, ses aspirations, ses craintes et ses compétences, tel est l’enjeu. Le manager efficace n’aura de cesse d’entretenir et peaufiner sa connaissance de l’autre pour tenir à jour une cartographie de son équipe.

Réussir à manager une équipe à distance repose en majeure partie sur votre capacité de manager à personnaliser vos contributions avec chaque membre de votre équipe. Chaque personne est différente et ressent le besoin d’un traitement spécifique de ses propres besoins.

Un manager doit faire preuve de qualités comme l’empathie, l’écoute active…, savoir faire évoluer son accompagnement individuel, coacher son collaborateur pour l’amener progressivement vers l’autonomie.

La délégation des tâches

Dans sa mission, chaque manager à distance doit mettre en place une organisation cohérente et fluide. C’est pourquoi il doit formaliser avec clarté les rôles et les missions spécifiques confiées à chacun. De la même manière, les objectifs et les indicateurs de suivi doivent être connus, compris et acceptés de tous. L’organisation doit être parfaitement lisible sans interprétation.

Énoncer un « Qui fait quoi » parfaitement clair est le prérequis pour que la délégation soit stimulante et acceptée. C’est encore un bout du chemin vers l’autonomie.

Manager une équipe à distance c’est aussi instaurer une culture du partage

Le succès repose souvent sur une dynamique collective. Un collectif même éclaté géographiquement doit prendre conscience de son interdépendance. La capacité à faire vivre les interactions des uns avec les autres est déterminante dans la réussite du manager.

Une méthode éprouvée pour y parvenir est de planifier des travaux en groupe. Ceux-ci permettent :

  • D’harmoniser les références et les méthodes de travail
  • De stimuler l’intelligence collective
  • Le partage d’expériences et de bonnes pratiques
  • L’entretien d’un sentiment d’appartenance

Manager une équipe à distance c’est aussi ériger son organisation en responsabilité partagée. Le manager pilote alors sans imposer. Dans un projet, le chemin est parfois plus important que la destination.

MANAGER UNE ÉQUIPE À DISTANCE FAIT DE VOUS UN MEILLEUR MANAGER

Des choix assumés pour une meilleure efficacité

Le manager à distance doit visualiser où se trouve sa valeur ajoutée. S’il doit lâcher prise sur certains points, il est obligé d’aller à l’essentiel ce qui le rend souvent plus performant. Là où il n’est plus en capacité de réguler les tâches quotidiennes, il gagne en prise de hauteur sur son activité.

Manager à distance oblige à faire des choix en amont et à les assumer. Un collaborateur distant a besoin plus qu’un autre d’avoir des objectifs clairement définis. L’accompagnement est plus précis, mieux planifié et plus qualitatif. Dans une relation à distance, les entretiens professionnels sont souvent mieux préparés par les deux protagonistes.

L’engagement des collaborateurs

Manager une équipe à distance permet de développer l’autonomie des membres de son équipe. L’absence de proximité conduit chacun à prendre des décisions et assumer le quotidien avec une plus grande pugnacité.

La motivation s’en trouve relevée. Certains éprouvent le sentiment d’être leur propre chef et leur engagement professionnel s’élève également. Bien sûr, il faut que l’autonomie soit réelle et qu’elle n’évolue pas vers une volonté de s’affranchir des règles mises en place.

L’expérience a prouvé qu’un collaborateur est généralement davantage demandeur de contact avec son chef lorsque le chef est sur un site distant. La rareté accroît la valeur de l’échange. C’est le « on  se voit moins mais on se voit mieux » qui encourage le manager à organiser des animations et des rencontres de qualité.

La diversité au service de la créativité

Avoir des collaborateurs éparpillés géographiquement qui ont des parcours et des habitudes de travail différents n’est pas un handicap. Certes, l’effet de formatage des équipes qui s’opère souvent du fait de la proximité quotidienne n’existe pas. Par contre, l’équipe capitalise des expériences variées dont l’addition est souvent source d’innovation.

Dans un contexte mouvant, cette situation est un atout. Celui qui travaille à distance doit parfois faire face du fait de son « isolement relatif », à des situations imprévues voire inédites. C’est une richesse pour l’évolution et le progrès de l’équipe.

ADAPTER SES COMPORTEMENTS POUR MANAGER UNE ÉQUIPE À DISTANCE

Qu’il manage à distance ou non, les attitudes clés du manager sont intangibles :manager une équipe à distance - les composantes du succès

  • Donner du sens avec une vision claire de la stratégie et du système de management approprié.
  • Être en capacité de fédérer son équipe autour des objectifs et d’une ambition
  • Savoir responsabiliser en montrant à tous les contributions nécessaires et en accompagnant chacun avec une démarche personnalisée

Manager à distance reste du management. Ce qui change c’est que la distance accroît les attentes et installe de nouvelles contraintes pour le manager dans sa mission.

8 leviers pour construire son management :

1) Piloter pour anticiper

Le manager à distance est souvent au contact du terrain mais dans une démarche planifiée. Présent au point A, il n’a aucune prise directe sur les événements quotidiens au point B. La distance ne lui permet pas d’être continuellement dans le flux d’activité de son équipe.

Faute de pouvoir être réactif partout en même temps, le manager doit se montrer proactif. Pour ne pas avoir un temps de retard, il doit prendre un temps d’avance. A défaut d’être présent pour gérer les urgences, il s’intéresse à une activité à plus forte valeur ajoutée : Rendre l’organisation de son équipe réactive. Cette prise de hauteur est utile pour hiérarchiser les activités et les projets sur lesquels il va se mobiliser.

2) Clarifier les contributions et les rôles de chacun

Manager une équipe à distance demande de la confiance et de la délégation. Maintenant rien n’est établi d’avance et le manager doit mesurer pour exploiter les événements avec une volonté permanente d’améliorer les fonctionnements. Dans le même temps, il doit répondre aux attentes de son équipe.

La délégation est un engagement fort. Le manager doit aussi veiller à ce que personne ne dépasse ses prérogatives. L’autonomie ne signifie pas indépendance mais interdépendance.

3) Optimiser les processus

Ce qui consolide la cohésion d’une équipe située à distance est la cohérence de son organisation. Comme dans une équipe sportive, la performance n’est possible qu’avec des mêmes règles du jeu, des réflexes et des automatismes communs.

La culture du partage est un des enjeux de la réussite du management à distance. Il est possible de faire de l’organisation de l’activité une responsabilité partagée, de la rendre apprenante de tous dans un esprit d’amélioration continue .
En tant que manager, vous allez donc créer les conditions qui facilitent les remises en question individuelles et collective afin qu’aucun collaborateur n’ait le sentiment d’être un simple exécutant.

4) Faciliter l’accès et la circulation de l’information

Manager à distance implique de mettre en place des pratiques de communication adaptées. Les échanges doivent pouvoir se faire avec fluidité et fiabilité.

L’information est une matière première et elle est cruciale dans la recherche de la performance. Elle se répartit en différentes catégories qu’il faut traiter spécifiquement :

  • La veille technique, concurrentielle ou économique
  • La coordination et le suivi des activités (CRM, reporting, tableaux de bord…)
  • La capitalisation de l’expérience (ERP, archivage…)
  • La logistique et l’innovation

Il y a plusieurs questions stratégiques à se poser : Comment gérer l’information et la communication au sein d’une équipe distante ? Comment prendre en compte les besoins d’information spécifiques des collaborateurs ? Sur le plan opérationnel et humain, l’isolement est un risque majeur mais comment s’assurer de la sécurité et la confidentialité d’une information qui voyage ?

5) Manager une équipe à distance implique de se mettre plus encore à l’écoute des signaux faibles

Manager de l’équipe, vous devez personnaliser vos contributions vers des individus qui sont uniques dans leurs valeurs et leurs comportements. Votre objectif : Répondre à des attentes individuelles.

Si vous montrez un déficit d’écoute, vous vous exposez à un déficit d’engagement chez votre collaborateur. Repérer les signaux faibles, c’est être attentif au moindre changement dans le comportement des uns ou des autres. C’est anticiper, éviter ou gérer les tensions et les conflits. A distance, un malentendu, un quiproquo ou une difficulté peut prendre une ampleur dommageable. Et en l’absence de face à face, il est plus difficile de détecter une tension.

Chaque manager doit se montrer vigilant et prendre l’initiative du feedback. Le feedback est un outil puissant et il est nécessaire de le planifier et de l’organiser en fonction des disponibilités de votre collaborateur mais aussi de le provoquer dès le ressenti d’un problème.

Pour rappel, le feedback comme la  reconnaissance sont des éléments clés de motivation !

6) Bâtir une relation de confiance

Sans confiance, rien n’est possible dans le domaine du management. C’est une réalité qui prend encore plus de force dès lors qu’il s’agit de manager une équipe à distance.

La proximité relationnelle n’est pas liée à la proximité géographique mais cette dernière facilite grandement la première. Les échanges informels s’enchaînent naturellement dans une équipe située sur le même site et la hiérarchie y participe de fait. Dans le management à distance, il va falloir créer des occasions.

Créer une relation de confiance avec les membres de son équipe nécessite d’abord d’avoir confiance en ses propres possibilités. Inutile alors de se fixer des challenges impossibles à atteindre.

Un manager à distance n’a pas d’autres choix que de faire confiance. Cela ne veut pas non plus dire qu’il donne les clés du camion sans fixer des règles du jeu précises.

La communication relève autant (voire plus…) des échanges informels que des pratiques formelles que sont les réunions, entretiens individuels et points téléphoniques. Les échanges informels que sont les pauses café, repas pris en commun sont précieux pour construire un climat favorable à la collaboration. Dans ces moments là, les confidences se font sur les projets, les envies et les peurs. Une bonne alternance est à respecter entre la communication formelle et l’informelle. Elles se renforcent mutuellement.

Il y a les temps forts dans la communication, ceux liés à l’activité mais il faut aussi savoir gérer les temps faibles. Un petit appel à l’improviste à un collaborateur distant sans autre objectif que celui de prendre de ses nouvelles sera toujours apprécié. Il en est de même pour l’envoi d’un sms pour souhaiter de bonnes vacances à un collaborateur… Ce sont des initiatives qui ont du sens.

7) Entretenir le sentiment d’appartenance

L’homme est un animal sociable et il a besoin d’être intégré au sein d’un collectif pour trouver convivialité, solidarité et partage. Cependant, la capacité à travailler ensemble peut devenir un enjeu dès lors que l’activité pousse chacun à privilégier ses propres objectifs et résultats comme dans une équipe de vente.

L’émulation prend une autre dimension lorsqu’elle s’exprime dans un cadre où la coopération existe. Chacun peut prendre du plaisir à mettre son talent au service du collectif. Le manager doit veiller en tous les cas à cet équilibre entre besoin de reconnaissance individuelle et collective.

Les réunions d’équipe représentent un moment privilégié pour développer convivialité et plaisir de partager. Le groupe doit pouvoir s’approprier et piloter ces moments de vie collective.

Le sentiment d’appartenance est un moteur mais il est souvent banalisé. On mesure son importance lorsque celui-ci n’existe pas.

8) Transformer le reporting en outil de progrès

Parmi les réticences exprimées par le manager amené à manager une équipe à distance, il y a le contrôle. Comment garder le contact au quotidien avec des collaborateurs éparpillés ?

En fait, c’est un faux problème parce que l’essentiel n’est pas de mettre sous contrôle l’activité d’un collaborateur mais bien de développer son autonomie et son aptitude à faire évoluer l’organisation en place.

Les informations qui présentent une forte valeur ajoutée sont rarement le fait des indicateurs en tant que tels. Ce sont des faits marquants, le ressenti des clients, l’expérience capitalisée dans des aléas ou des dysfonctionnements…C’est une richesse d’information qui doit être capitalisée grâce à un reporting de qualité. Sans cela, le manager n’est pas en capacité de piloter.

Ce reporting ne doit pas être perçu comme du flicage mais comme un moyen de faire évoluer les compétences et les performances. La confiance se construit avec les conditions et la manière dont se déroule le reporting mais surtout avec la qualité de l’exploitation qui en est faite.

LE POSITIONNEMENT DU MANAGER A DISTANCE

Le manager à distance doit afficher des informations claires sur ses propres choix et son positionnement. Le collaborateur doit savoir à quel moment il peut contacter son manager. Il doit également connaître son niveau d’exigence afin de ne pas être surpris dans ses pratiques vis à vis de lui.

POUR RÉSUMER L’ESSENTIEL

Au quotidien, le management à distance met en relief certaines pratiques plus que d’autres :

  • Clarifier le qui fait quoi et les circuits de décision
  • Proposer à l’équipe une vision du développement à moyen terme
  • Fixer des objectifs individuels et négocier avec les intéressés les moyens pour y parvenir
  • Être à l’écoute des signaux d’alerte : difficultés personnelles, etc.
  • Mettre en place des réunions d’échanges pour renforcer la cohésion en interne

Et aussi :

  • Mettre en place des processus qui optimisent et harmonisent les pratiques
  • Savoir gérer les tensions et les conflits entre les membres de l’équipe
  • Favoriser l’autoformation
  • Anticiper les évolutions liées à l’environnement professionnel : autres services, clients, fournisseurs…
  • Favoriser la communication informelle avec et entre les membres de l’équipe
  • Conduire une démarche d’amélioration continue
  • Développer la convivialité et l’envie de partager.

Comme l’entraîneur d’une équipe de rugby, le manager à distance est sur le bord de touche. Sa valeur ajoutée se situe en amont et en aval de l’action. Il est là pour faire jouer son équipe sans être un joueur à part entière.

Bien sûr, lorsque le niveau d’importance ou de gravité d’une situation l’exige, le manager intervient mais cela doit se faire à dose homéopathique. Sa contribution doit être prévue et organisée dans les processus de travail sans improvisation ni intrusion au risque de réduire l’autonomie de chacun.

La raison d’être du manager à distance se trouve dans l’anticipation. Il est proactif pour aider son équipe à être réactive.

 

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